FUNGSI DAN LEVEL MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Nama             : Khalimatus Sa’diyah

NPM               : 1411030168

Kelas               : E

Jurusan          : MPI

Fungsi dan Level Manajemen

1.        Manajemen Puncak (Top Management)

Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.

Top Level Management terdiri dari Direksi (BOD) dan Chief Executive Officer (CEO). Chief Executive Officer juga disebut General Manager (GM) atau Managing Director (MD) atau Presiden. Direksi adalah wakil dari Pemegang Saham, yaitu mereka dipilih oleh Pemegang Saham perusahaan. Demikian pula, Chief Executive Officer dipilih oleh Dewan Direksi dari suatu organisasi.

Jenis SI dilevel atas ini adalah: sistem informasi eksekutif EIS: executive information system) atau ((executive support systemexecutive system))

Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah.

Peran utama dari manajemen tingkat atas dapat diringkas sebagai berikut:

a.    Manajemen tingkat atas menentukan tujuan, kebijakan dan rencana organisasi.

b.    Mereka memobilisasi (merakit dan membawa bersama-sama) sumber daya yang tersedia.

c.    Manajemen tingkat atas kebanyakan bekerja dari pemikiran, perencanaan dan memutuskan. Oleh karena itu, mereka juga disebut sebagai Administrator dan Otak organisasi.

d.   Mereka menghabiskan lebih banyak waktu dalam perencanaan dan pengorganisasian.

e.    Mereka mempersiapkan rencana jangka panjang dari organisasi yang umumnya dibuat untuk 5 sampai 20 tahun.

f.     Manajemen tingkat atas memiliki kewenangan dan tanggung jawab maksimum. Mereka adalah otoritas atas atau akhir dalam organisasi. Mereka bertanggung jawab langsung kepada Pemegang Saham, Pemerintah dan Masyarakat Umum. Keberhasilan atau kegagalan organisasi sangat tergantung pada efisiensi dan pengambilan keputusan.

g.    Mereka membutuhkan lebih banyak keterampilan konseptual dan kurang dalam keterampilan teknis.

2.        Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak.

Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.

Middle Level Management terdiri dari Kepala Departemen (HOD), Manajer Cabang, dan Eksekutif Junior. Kepala Departemen adalah Manajer Keuangan, Manajer Pembelian, dan lain-lain. Manajer Cabang adalah kepala cabang atau unit lokal. Junior Eksekutif adalah Asisten Manajer Keuangan, Asisten Manajer Pembelian, dan lain-lain. Manajemen tingkat Tengah dipilih oleh Manajemen Tingkat Atas.

Jenis SI level menengah: Sistem pakar (expert systemexpert system); jarinngan neural buatan (ANN : ); artificial neural networkartificial network); sistem pendukung keputusan (DSS : ); decision support systemdecision system); GSS (); (roup support systemroup system); sistem ); informasi geografik (GIS : geogragraphic information systemgeogragraphic system).

Manajemen tingkat menengah lebih menekankan pada tugas sebagai berikut:

a.     Manajemen tingkat menengah memberikan rekomendasi (saran) kepada manajemen tingkat atas.

b.    Menjalankan kebijakan dan rencana yang dibuat oleh manajemen tingkat atas.

c.     Mengkoordinasikan kegiatan dari semua departemen.

d.    Mereka juga harus berkomunikasi dengan manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat yang lebih rendah.

e.     Mereka menghabiskan lebih banyak waktu dalam koordinasi dan berkomunikasi.

f.     Mereka mempersiapkan rencana jangka pendek departemen mereka yang umumnya dibuat untuk 1 sampai 5 tahun.

g.     Manajemen Tingkat menengah memiliki keterbatasan wewenang dan tanggung jawab. Mereka adalah perantara antara manajemen tingkat atas dan manajemen yang lebih rendah.

h.    Mereka bertanggung jawab langsung kepada CEO dan dewan direksi.

i.      Memerlukan keterampilan lebih dalam manajerial dan teknis dan kurang dalam keterampilan konseptual.

3.        Manajemen Bawah/Lini (Low Management)

Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, artinya  keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: bureaucrat/pengawas produksi, mandor.

Low Level Management terdiri dari mandor dan pengawas. Mereka dipilih oleh manajemen tingkat menengah. Disebut juga tingkat Pengawas / Supervisor atau First Line of Management.

Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan.

Jenis SI dilevel bawah: TPS ((transaction processing systemtransaction system), PCS (), (Process control systemProcess system)).

Manajemen tingkat yang lebih rendah melakukan kegiatan sebagai berikut:

a.       Manajemen tingkat rendah mengarahkan para pekerja / karyawan.

b.       Mereka mengembangkan moral pada para pekerja.

c.       Mereka memelihara hubungan antara pekerja dan manajemen tingkat menengah.

d.      Manajemen tingkat yang lebih rendah menginformasikan para pekerja tentang keputusan yang diambil oleh manajemen. Mereka juga menginformasikan manajemen tentang kinerja, kesulitan, perasaan, tuntutan, dan lain-lain dari para pekerja.

e.       Mereka menghabiskan lebih banyak waktu dalam mengarahkan dan mengendalikan.

f.       Manajer tingkat yang lebih rendah membuat rencana harian, mingguan, dan bulanan.

g.      Mereka memiliki kewenangan terbatas,tetapi tanggung jawab penting untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dari para pekerja. Mereka secara teratur melaporkan dan bertanggung jawab langsung kepada manajemen tingkat menengah.

h.      Seiring dengan pengalaman dan manajemen dasar keterampilan, mereka juga memerlukan keterampilan yang lebih teknis dan kemampuan berkomunikasi.

Hierarki Manajemen :

Dari sisi jumlah, jumlah dari atas ke bawah berbentuk kerucut atau piramida, yaitu semakin tinggi level atau tingkatan seorang manajer, maka semakin sedikit jumlah manajer pada tingkatan tersebut.

Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

1.      Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2.      Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

3.      Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

Berikut adalah skema manajemen berdasarkan tingkatanya:

Dilihart dari kegiatan yang dilakukan :

1.    Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unit organisasi (produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll

2.    Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau keahlian yang berbeda yaitu:

1.        Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengaerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan kemunikasi .

2.        Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.

3.        Keterampilan Manajer.

Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:

1.    Keterampilan konseptual Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.

2.    Keterampilan Kemanusiaan Kemampuan untuk saling bekerja sama dengan memahami dan memotivasi orang lain.

3.    Keterampilan Administrasi Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.

4.    Keterampilan Teknik Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1.    Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2.    Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.    Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Fungsi-fungsi keorganisasian agak  terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan  secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang sebagai sebuah gabungan sistem-sistem  informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama keorganisasian.  Subsistem-subsistem  akan  berbeda  pada  organisasi  satu  dengan  lainnya.

Tetapi  gagasan  dasarnya  tetap  sama  untuk  mengenali  fungsi-fungsi  pokok  atas  mana subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang lebih kecil.